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采购订单的跟单和催货

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中国纺织品网   tex.org.cn   日期:2012-09-03

    采购订单发给供应商之后,采购方会对订单进行跟踪和催货。订单发出的同时会确定相应的跟踪接触日期。有些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。
    跟踪是对订单所作的例行追踪,以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。如果产生诸如质量或发运方面的问题,采购方就需要对此尽早了解,以便采取相应的行动。跟踪一般需要经常询问供应商的进度,有时甚至需要到供应商处走访。不过,这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。为了及时获得信息并知道结果,可通过电话进行跟踪;不过,有些公司也会使用由计算机生成的、简单的表格,以查询有关发运日期和在某一时点生产计划完成的百分比。
    催货是对供应商施加压力,以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。如果供应商不能履行合约,采购方会威胁取消订单或是取消以后可能的交易。催货应该仅适用于采购订单的个别情况,因为如果采购方对供应商能力已经作过全面分析的话,那被选出的供应商就应该是那些能遵守采购合约的可靠的供应商。而且,如果一家公司对其物料需求已经做了充分的计划工作,如果不是情况特殊,它就不必要求供应商提前货物的发运日期。当然,在物资匮乏的时候,催货确实有重要的意义。
    具体来说,跟踪和催货的工作内容如下:
  
  1.跟踪供应商工艺文件的准备
    工艺文件是进行加工生产的第一步,对任何外购件(需要供应商加工的物料)的采购,订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。如果发现供应商没有相关工艺文件,或者工艺文件有质量、货期问题,应及时提醒供应商修改,并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货,则要按照合同条款进行赔偿。
 
   2.确认原材料的准备
    备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步,有经验的订单人员会发现供应商有时说谎,如有可能必须实地考察。
   
3.跟踪加工过程进展状态
    不同物料的加工过程不同,为了保证货期、质量,订单人员需要对加工进行监控。有些物料采购,其加工过程的监工小组要有订单人员参加,如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。
   
4.跟踪组装调试检测过程进展状态
    组装调测是产品生产的重要环节,这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验,否则,即使跟踪也难以达到效果。
  
  5.确认包装入库
    此环节是整个跟踪环节的结束点,订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。如果有可能,最好去供应商现场考察。


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