采购订单的收货和检验

    物料和其他项目的正确接收有重要的意义。如果不是在地域上分布较分散的大公司，许多有经验的企业采用将所有货物的接收活动集中于一个部门的方法，由于收货部门与采购部门的关系十分密切，所以，许多公司中收货部门直接或间接地向采购部门负责。在那些实施了JIT库存管理系统的公司中，来自于已经获得认证的供应商的物料可以完全免除接收和检验这两项程序，并被直接送往使用点。
    1．货物接收的基本目的
    货物接收的基本目的包括：
    ①确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达。
    ②检查到达的货物是否完好无损。
    ③确保收到了所订购的货物数量正确。
    ④将货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用。
    ⑤确保与接收手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员。
    对货物进行检查时，有时会发现短缺现象。这一情况有时是因为运输过程中丢失了一些物料，有时则是发运时数量就不足，甚至在运输过程中物料也可能产生毁损。所有这些情况，都要写出详细的报告交给运输部门和采购部门。
    通常，货物接收部门所使用的采购订单副本的数量栏是不填的，这是为了让接收部门实际点数所收货物。然后，有关物料接收方面的信息传递到采购部门以便其结清订单，送到库存控制部门以便其更新库存文件，送到应付账款处理部门以便其结清票据进行支付。有些公司不使用采购订单副本，而是使用可传递收货单，货物接收部门在上面记录收货日期、供应商名称、物料描述以及实际收到的货物数量。在那些使用了综合计算机物料管理系统的公司内，收货数量直接输入数据库中。
    有时供应商出于工作上的疏忽可能会忘记给发运的货物开发票，这时就有必要要求供应商补开发票以使交易手续完备。另一方面，有时供应商会要求在货物收到之前就按发票进行货款支付。如果发票涉及现金折扣的问题，那么是在现金折扣期之内就支付货款而不管货物是否已经实际收到呢，还是冒着失去现金折扣的风险而直到实际收到货物之后才支付款项？如何进行选择一般可遵循以下基本规律：
    (1)直到货物实际收到之后才支付款项
    通常，发票直到折扣期快终止的时候才到，有时甚至是在折扣期之后才到。这是由于供应商方面的工作失误造成的，有两种可能：
    ①没能及时发出票据，特别是在出票口和发票的处理、邮递这段时间之间，即使有周六、周日和其他假日，折扣的到期日也不能相应地顺延。
    ②供应商与采购方之间邮递票据需要好几天的时间。
    如果没有进行检验，对任何物料进行货款支付都是不明智的。实际上，任何交易在物料或部件被真正接收之前都没有结束，在此之前支付货款无疑为时过早。从法律的角度来看，货物的所有权在接受它们之前还没有移交到采购方手中。
    无论如何，应该改变常用的把货物装运日作为开票日的做法，折扣期的起始日应该是发票或货物的接收日中较晚的一个。
    (2)不必等待货物的到达、检验和接收物料，就对发票进行支付
    这样做可能基于以下几种情况：
    ①财务上的收益可能很大。
    ②不能享受现金折扣反映了采购方信用状况不佳。
    ③如果供应商声誉良好，即使货款已经支付，物料出现了问题，双方也可以圆满地加以解决。
    有些企业，特别是那些已经采用了综合计算机采购管理系统的公司，怀疑其是否真的有必要要求收到发票。毕竟发票不能提供任何它们未曾掌握的新的信息，而且这又是一件要花费金钱去处理的文书工作。它们会通知其供应商，在已达成的折扣协议条件下，在收到令人满意的货物之后一定天数内会支付货款（它们也会特别指出，只有当所有货物到齐之后才支付货款）。这些公司所需要做的，仅仅是在其计算机系统中比较采购订单、收货报告和检验报告。如果这些文件相互吻合，计算机就会在收货日后双方同意的支付期限内打印支票。很明显，这要求收货报告必须准确；采购订单已经完全计价，包括税金和现金折扣条款；在FOB目的地进行结算，因为发票中不可能预先填上运费。因此，采购订单是一份控制性文件。实际中使用电子资金转账系统(electronic funds transfer system，EFT)也很有价值。通过EFT，采购方可以用电话调制解调器把货款支付信息从它的计算机传到银行的计算机中，银行按账号和采购订单编号把资金划转到供应商的账户中。
    2．物料检验的内容
    ①确定检验日期。一些物料如机械、设备、大型电子装置，往往需要到供应商处现场检验；有些物料如轻小型物品可以由供应商送过来检验，检验日期及地点按照惯例进行。
    ②通知检验人员。检验信息传送至质检部门之后，要根据物料的轻重缓急，统一安排。
    ③物料检验。对一般物料，施行正常检验程序；对重要物料或者供应商在此物料供应上质量稳定性差的，则要严格检验；对不重要物料，或者供应商在此物料供应上质量稳定性持续表现较佳的，则可放宽检验。
    ④处理检验问题。对于致命及严重缺陷的物料要求供应商换货；对于微缺陷物料，应与认证人员、质量人员、设计人员协商，同时考虑生产的紧急情况，确定是否可以代用。对于偶然性的质量问题，可由检验部门或订单部门通过供应商处理；多次存在的质量问题，由认证人员正式向供应商发出质量改正通知单，限期供应商改正质量问题；对于重大问题或经常有问题的，则由认证部门组织专题会议，讨论质量问题的对策，确定原因是因为设计方案的问题还是供应商的问题，前者要修改方案，后者要对供应商进行处理，包括罚款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。